Главная / Блог / Автоматизация / Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать

Автоматизация начинается не с выбора программы, а с понимания, где именно теряется время. Разбираем, как найти подходящие процессы, посчитать выгоду и запустить первый результат за несколько недель.

Почему большинство проектов автоматизации не доходят до результата

Компании часто начинают с покупки платформы: «возьмём систему, а там разберёмся». Через полгода выясняется, что система настроена под абстрактный процесс, сотрудники продолжают работать в таблицах, а выгода не измерена. Причина обычно не в технологиях, а в порядке действий. Сначала нужно понять процесс, затем решить, что в нём автоматизируется, и только потом выбирать инструмент.

Есть и обратная крайность — автоматизировать всё и сразу. Большая программа на год с десятком рабочих групп редко заканчивается успехом: требования меняются быстрее, чем идёт разработка, а люди устают ждать. Работает другой подход: короткие циклы, где каждый результат полезен сам по себе и окупается без ожидания остальных.

Мы в Syntidata занимаемся автоматизацией как дополнительным направлением рядом с работой с данными, поэтому смотрим на неё прагматично: что можно решить скриптом за несколько дней, что требует интеграции, а что вообще не стоит трогать.

Как найти процессы, которые стоит автоматизировать

Хороший кандидат обладает четырьмя свойствами. Он повторяется, то есть выполняется не реже раза в неделю. Он формализуем: правила можно описать словами без фраз «по ситуации». Он трудоёмок, то есть отнимает заметное время. И он содержит ошибки — пропущенные письма, неверно перенесённые цифры, забытые шаги.

Простая инвентаризация за один день

Не нужно нанимать консультантов, чтобы составить список. Проведите короткие интервью с руководителями подразделений и несколькими сотрудниками и задайте им одни и те же вопросы:

Что вы делаете каждый день или каждую неделю одинаково?
Какую работу вы откладываете, потому что она скучная и долгая?
Где вы переносите данные вручную из одной системы или файла в другой?
Какие отчёты вы собираете «по кусочкам» из разных источников?
Где чаще всего случаются ошибки и кто их исправляет?

После интервью у вас окажется список из 20–40 мелких задач. Именно их суммарный вес и составляет скрытые издержки.

Оценка эффекта

Для каждой задачи посчитайте три числа: сколько раз в месяц она выполняется, сколько минут занимает и сколько стоит минута сотрудника с учётом налогов. Умножение даёт месячную стоимость ручной работы. Если задача занимает 20 минут и выполняется пять раз в неделю, это около 8 часов в месяц, или целая рабочая неделя за квартал. Добавьте стоимость ошибок: переделки, потерянные заказы, штрафы.

Затем оцените трудоёмкость автоматизации. Здесь важна честность: считайте не только разработку, но и тестирование, обучение людей и сопровождение. Если автоматизация окупается меньше чем за полгода, это сильный кандидат. Если дольше года, лучше отложить.

Матрица приоритетов

Когда задач много, удобно разложить их по двум осям: выгода и сложность реализации.

Тип задачи	Выгода	Сложность	Решение
Регулярная выгрузка и рассылка отчёта	средняя	низкая	делать первой
Перенос данных между двумя системами	высокая	средняя	делать в первой волне
Разбор входящих документов	высокая	высокая	делать после пилота
Редкая уникальная операция	низкая	любая	не автоматизировать
Согласование с участием многих людей	средняя	высокая	сначала упростить процесс

Первая волна должна состоять из задач, которые дают видимый результат за две-четыре недели. Это создаёт доверие и позволяет получить обратную связь до того, как вложены крупные средства.

Сначала упростите, потом автоматизируйте

Известное правило: автоматизация плохого процесса даёт быстрый плохой процесс. Прежде чем писать скрипт, пройдитесь по шагам и ответьте, зачем нужен каждый.

Удалите шаги, которые никто не использует: отчёты, которые никто не читает, согласования, которые всегда подписываются без вопросов.
Объедините дублирующие шаги, например одинаковый ввод данных в две системы.
Стандартизируйте входы: единый шаблон письма, единый формат файла, обязательные поля в форме.
Только после этого описывайте автоматизируемую часть.

Нередко после такого разбора выясняется, что треть работы исчезает без единой строки кода. Это лучший результат, который можно получить.

Какие инструменты выбирать

Выбор зависит от характера задачи, а не от моды. Грубо можно выделить четыре уровня.

Настройка существующих систем

Многие рабочие инструменты уже умеют правила, шаблоны, автоматические уведомления и экспорт. До разработки стоит убедиться, что возможности не исчерпаны. Это самое дешёвое решение.

Скрипты и небольшие сервисы

Для задач вроде сбора данных, обработки файлов, формирования отчётов и обмена между системами хватает скриптов, запускаемых по расписанию. Они дёшевы, прозрачны и легко меняются. Подробнее о сравнении разных подходов — в нашем материале про скрипты, боты и RPA.

Интеграции и конвейеры данных

Когда данные текут между несколькими системами и требуют преобразований, нужен конвейер: сбор, проверка, обработка, загрузка, журнал ошибок. Принципы построения мы описывали в статье про автоматические конвейеры сбора и обработки данных.

Модели машинного обучения

Если процесс требует распознавания — документов, изображений, текста, — в него встраивается модель. Это отдельный класс задач со своими рисками, о которых мы пишем в материале про встраивание ML в бизнес-процесс.

Организация проекта: как не потерять людей

Технически автоматизация часто проще, чем организационно. Сотрудники опасаются, что их заменят, или не доверяют результатам скрипта. Несколько практик помогают избежать сопротивления.

Привлекайте тех, кто сейчас выполняет работу. Они лучше всех знают исключения и подводные камни.
Объясняйте, что освободившееся время пойдёт на более ценные задачи, и действительно выполняйте это обещание.
Запускайте автоматизацию параллельно со старым процессом на первые недели и сравнивайте результаты.
Оставляйте возможность ручного вмешательства: кнопку остановки, очередь исключений, журнал действий.
Назначьте владельца процесса, который отвечает за результат после запуска.

Автоматизация без владельца деградирует. Через полгода меняется формат входного файла, скрипт молча падает, и никто не замечает, пока не придёт жалоба от клиента.

Метрики успеха

Определите до начала, как вы поймёте, что получилось. Достаточно трёх-пяти показателей:

время выполнения процесса от начала до конца;
затраты человеко-часов в месяц;
доля ошибок и возвратов;
число обращений с вопросами «где мой результат»;
удовлетворённость сотрудников, которые работают с процессом.

Замерьте значения до внедрения и через месяц после. Без исходной точки выгоду не докажешь, а значит, и следующий проект согласовать будет труднее.

Типичные ошибки

Первая — начинать с самого сложного. Громкий проект по полной цифровизации съедает бюджет и силы, а небольшие, но частые задачи остаются нетронутыми. Вторая — недооценивать сопровождение: у любого скрипта есть жизненный цикл, и расходы на поддержку нужно закладывать сразу. Третья — игнорировать безопасность: доступы, хранение паролей, журналирование. Четвёртая — разрабатывать по устным договорённостям без записанных требований: через месяц никто не вспомнит, что именно обещали.

С чего начать на следующей неделе

Практический план первых двух недель выглядит так. В первые три дня проведите интервью и соберите список задач. Ещё два дня потратьте на оценку и приоритизацию. Затем выберите одну-две задачи первой волны, опишите их в виде пошаговой схемы с входами и выходами и договоритесь о критериях приёмки. К концу второй недели у вас будет пилот, который можно показать пользователям.

Пример: как выглядит первый месяц

Допустим, отдел продаж еженедельно вручную собирает сводку из учётной системы и почтовых заявок, а потом пересылает коллегам. В первую неделю проводится разбор: кто собирает, из чего, по каким правилам. Во вторую неделю пишется скрипт, который забирает данные, проверяет их и формирует таблицу. В третью неделю он работает параллельно с ручным процессом, и расхождения исправляются. В четвёртую ручной сбор отключается, а освободившиеся шесть-восемь часов в неделю уходят на работу с клиентами. Стоимость такого пилота невелика, а главный результат — доверие команды и понятный шаблон для следующих проектов.

Обратите внимание на то, что в этом примере нет ни новой платформы, ни закупки лицензий. Для большинства первых задач они и не нужны.

Если вам нужна помощь с инвентаризацией или реализацией пилота, посмотрите страницу автоматизации процессов или напишите на [email protected] с коротким описанием вашей рутины. Часто уже по первому письму можно сказать, решается ли задача скриптом за несколько дней или требует более серьёзной работы.

Нужен датасет под вашу задачу?

Подготовим тестовую партию изображений с разметкой, чтобы вы могли проверить подход на своей модели. Напишите на [email protected] или оставьте заявку.